(beta) Visuell arbeidsflyt-designer

Arbeidsflyt er regler som kjøres når det skjer endringer/oppdateringer i Sensedesk.

Arbeidsflyt konfigureres normalt av administrator i Sensedesk, og ulike SQL-spørringer kan legges inn i eskalerings-servicen på web-serveren. Fordelen med en slik løsning er at reglene (SQL-spørringene) kan tilpasses i detalj. Ulempen er at man må ha en del kunnskap om SQL.

Eksempel på arbeidsflyt:

• Dersom status i en sak endres til "Kritisk" skal det sendes en e-post til en leder i organisasjonen

• Når det opprettes en ny sak, og type-feltet er satt til "Bestilling", skal det automatisk opprettes ulike oppgaver i saken

• Om en PC som er registrert i systemet endrer Status til "Klar til henting", så sendes det en e-post til den som har bestilt PC-en

• Om en Change godkjennes, sendes det en e-post til den som opprettet endringen

• Om en sak gis en spesiell kategori, skal saken automatisk tildeles en annen avdeling

• etc

Sensedesk versjon 7.71 inneholder den nye, visuelle arbeidsflyt-designeren, som forenkler opprettelse og administrasjon av arbeidsflytregler. Den vil være i beta-test frem til release av Sensedesk 7.72 (tidlig mai 2024)

Her er noen utklipp og informasjon om funksjonalitet

Arbeidsflyt-designer

Nye regler opprettes i admin-mappen, under "Arbeidsflyt". Du kan knytte regler til saker, inventar, changes, kunder og kontakter.

SIDE 1: Kriterier

På denne siden (side 1 av 3) angir du kriterier som må intreffe før eventuelle handlinger skal utføres (side 2). Av utvalgskriterier kan du velge følgende:

Du kan velge følgende betingelser:

Du angir verdi i feltet til høyre (mulige verdier hentes automatisk ved valg av kriterie):

I den blå boksen til høyre for verdi-feltet angir du logisk operatør (OG, IKKE OG, ELLER)

For å legge til flere rader, klikker du pluss-knappen helt til høyre.

Du kan legge gruppere radene ved å klikke på piltastene helt til høyre:

Gruppering

Gruppering er et viktig moment når avanserte regler skal defineres. Det vil være særdeles begrenset hvor kompleks reglene kan utformes om det ikke er støtte for gruppering. Reglene "oversettes" til syvende og sist til SQL-spørringer, og en relativt enkel spørring som "Select * from SAKER where Tildelt='Helpdesk' AND (Status='Mottatt OR Status='Følg opp')" vil ikke kunne defineres.

En annen viktig funksjonalitet er at de logiske operatørene (OG, IKKE OG, ELLER) må kunne settes per kriterierad.

SIDE 2: Handlinger

Handlinger er det som skal utføres for - i dette tilfellet - alle saker som er innenfor valgte kriterier.

Handling: Send en e-postmelding

Type handlinger som kan utføres:

Som vist ovenfor, kan en handling være at man sender en e-post til noen, eller endrer like saksfelt, eller legger til oppgaver og notater.

Ved å klikke på den blå pluss-knappen helt til høyre, kan man legge inn et ubegrenset antall handlinger.

SIDE 3: Tidsplan

Regelen kan kjøres til bestemte tider (datoer):

Tidsplan for kjøring av regel

Selv om man nå kan utforme arbeidsflytregler i designeren, så vil det fortsatt være støtte for mer komplekse SQL-spørringer i eskaleringsservicen. Det vil, for eksempel, kunne være behov for å utforme en regel som skal utføre en handling dersom antall saker tildelt en person overstiger 10. En slik regel kan ikke opprettes i designeren.

Arbeidsflyt-designeren er i beta-test frem til release 7.72 (mai 2024). Det vil tilkomme enkelte justeringer før release.